Nous entendons par “traitement”, toutes opérations effectuées sur des données à caractère personnel, telles que la collecte de données, leur enregistrement, conservation, consultation, utilisation, communication par diffusion, effacement, archivage, destruction. La SRL Scanium, Metrologielaan 10à 1130 Haren est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Toute question à ce sujet peut nous être adressée par courrier à l’adresse ci-dessus ou par voie électronique à l’adresse suivante : DPO[@]scanium.com
SRL Scanium est une société de services dans le secteur de la digitalisation. Scanium est lié à Sicli et ces filiales.
Il faut entendre par « données à caractère personnel », toute information concernant une personne physique, identifiée ou identifiable.
Nous traitons les données à caractère personnel que vous nous communiquez telles que des données utilisateurs (p.ex. : nom, prénom, sexe, langue, adresse, n° de téléphone, adresse mail, âge, numéro de compte bancaire et données similaires, copie de votre carte d’identité, hobby), des données de localisation le cas échéant et des données que nous recevons lorsque vous utilisez nos services.
Nous ne prenons des décisions basées sur des données traitées de façon automatisée que lorsque c’est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat ou si vous y avez consenti.
Nous ne procéderons à du profilage que si vous y avez consenti. A cet effet nous vous demanderons un consentement spécifique. Nous pourrons alors vous proposer des offres, des services personnalisés en combinant les données que nous avons sur vous et/ou qui résultent d’analyses de nos systèmes.
Nous ne traitons pas de données dites « sensibles », à savoir des données qui porteraient par exemple sur l’origine raciale ou ethnique, sur vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre vie et/ou orientation sexuelle, ou encore votre santé. Si nous étions amenés à un moment à en traiter, nous ne le ferions qu’après avoir obtenu votre consentement explicite et pour des finalités spécifiques qui vous seraient au préalable expliqué, ou encore si ce traitement est nécessaire dans le cadre du droit du travail, de la sécurité sociale ou de la médecine préventive ou de la médecine du travail.
Nous utilisons les données à caractère personnel que vous nous communiquez à diverses fins telles que :
– Dans le cadre de la gestion de notre relation contractuelle et des services qui en découlent. p.ex.
– Aux fins pour lesquelles vous nous avez donné votre consentement. p.ex.
– Pour satisfaire aux dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis. p.ex :
– Lorsque nous avons un intérêt légitime à le faire tout en veillant à respecter l’équilibre entre cet intérêt et le respect de la vie privée. Ex :
– Lorsque le traitement de vos données est nécessaire pour protéger votre sécurité, vos intérêts vitaux.
– De façon pseudonymisée ou anonymisée à des fins commerciales sans liens avec vos données personnelles (par exemple pour effectuer des analyses statistiques des fréquences de passage en nos ateliers/garages)
– De façon conjointe avec d’autres responsables de traitement après la conclusion d’accords à cet effet
– L’utilisation de vos noms, prénoms, adresse, coordonnées électroniques que nous collectons dans le cadre des concours que nous organisons aux fins de vous informer du résultat ; Information relative aux données personnelles et à leurs traitements
Scanium n’a pas d’activités de traitement qui peuvent être classées dans le cadre d’un processus décisionnel automatisé. La prise de décision automatisée est la capacité de prendre des décisions par des moyens technologiques sans intervention humaine.
Nous pouvons être amenés à transférer vos données aux sociétés liés à Scanium dans le cadre de la réalisation des finalités. (voir section 2)
Nous ne les transférons pas à des tiers saufs :
– Lorsque nous sommes légalement requis de le faire (p.ex. à la Centrale des crédit de la Banque Nationale lors de l’octroi de crédit);
– Lorsque nous sommes légalement autorisés à le faire (p.ex. en cas de transfert de nos droits et de nos obligations lors d’une cession de créance, ou lors d’une cession de tout ou partie de nos activités)
– A des sous-traitants lorsque cela est nécessaire pour l’exécution de nos services (p.ex. archivage électronique des factures)
– Afin de les maintenir à jour (communication à BPost lors d’un retour de courrier suite à un changement d’adresse)
– Moyennant votre accord préalable
Si le traitement des données notamment via un sous-traitant implique leur transfert hors Union européenne, nous veillerons à protéger vos données conformément à la législation européenne en vigueur en la matière.
Nous nous assurons que tout tiers à qui nous serions amenés à transférer vos données, les traite, tout comme nous, de façon sécurisée, en prenant les mesures nécessaires pour les protéger.
Comme mentionné à la section 2 ci-dessus, Scanium est liée à différentes autres sociétés et leurs filiales. Dans ce contexte, nous transfèrerons et pouvons partager avec ceux-ci vos données à caractère personnel. Vous trouverez ci-dessous les différentes activités de traitement, leur finalité, la base légale applicable et les catégories de données à caractère personnel concernées :
ACTIVITE DE FINALITE TYPE DE DONNES BASE LEGALE TRAITEMENT
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Partage des données de contact collectées auprès d’un opérateur, avec les autres opérateurs et avec Scanium |
Garantir des données de qualité au sein de l’écosystème Scanium |
Données de contact |
Contractuelle |
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Partage des données et contact relatives aux services offerts avec les opérateurs, Scanium. |
Garantir l’entretien/la réparation correct des services |
Informations/données techniques |
Contractuelle |
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Partage des données de contact et des données relatives aux services récoltées par un opérateur avec une société liée à Scanium |
Garantir des données de qualité et un suivi correct quand des produits ou des services d’une société liée sont achetés |
Données de contact et informations/données techniques |
Contractuelle Intérêt Légitime |
Plus d’information au sujet du consentement
Scanium et ses sociétés liées recueillent le consentement pour deux activités de traitement différentes :
– Si vous donnez votre consentement, vous aurez la possibilité de donner également un consentement personnalisé. Ce consentement personnalisé signifie que Scanium et les autres bénéficiaires que vous sélectionnez peuvent créer un profil de client sur la base de toutes les informations dont nous disposons à votre sujet pour vous envoyer une communication personnalisée. Sur la base de votre profil de client, nous ferons par exemple une « meilleure estimation » du moment où nous devrions vous envoyer un e-mail à ce sujet. Le consentement personnalisé vous permettra de recevoir une communication spécifique basée sur votre profil.
Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger vos données personnelles.
Vos données sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution du traitement pour lequel elles ont été collectées, qui varie en fonction des finalités de celui-ci, par exemple :
– 30 jours pour vos données contact lorsque vous participez à l’un de nos « Live chat/discussion » sur nos sites webs
– 6 mois lors de l’établissement d’une offre d’achat ou une configuration en ligne
– 1 an pour vos données de contact lorsque vous vous enregistrez à l’accueil d’une de nos sociétés liées
– 7 ans pour les documents établis en matière comptable/fiscale
– 8 ans après la fin de la relation contractuelle pour la conservation de preuves dans le cadre de dossiers contentieux ;
– 8 ans après la réalisation d’une action commerciale restée sans suite.
Parfois, le délai peut être plus long, notamment pour respecter nos obligations légales ou encore en cas de litige.
A la fin des délais de conservation, les données à caractère personnel sont rendues anonymes, effacées ou rendues inutilisables.
Vous disposez des droits suivants concernant les données à caractère personnel que nous récoltons/que vous nous communiquez:
Vous avez un droit d’accès aux données personnelles qui vous concernent. Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées, ainsi que d’être informé sur les fins pour lesquelles nous les traitons, le type de donnée traitée, les personnes à qui elles sont communiquées et la durée de conservation de ces données. Vous avez également le droit de recevoir une copie des données personnelles que vous nous avez fournies et de transmettre ou de nous demander de transmettre celles-ci à un autre responsable de traitement
Vous avez le droit de demander la rectification des données vous concernant lorsque vous constatez que celles-ci sont inexactes ou incomplètes. Vous avez également le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données, vous avez la possibilité, à tout moment, de retirer celui-ci.
Vous avez le droit de vous opposer à ce que vos données soient traitées à des fins de marketing direct ou de prospection et ce sans justification.
– Droit à la limitation du traitement
Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données lorsque vous en contestez l’exactitude, lorsque vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation, ou lorsque celles-ci, alors que nous n’avons plus besoin de les traiter, vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
– Droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle Vous pouvez toujours si vous le souhaitez, introduire une réclamation concernant le traitement de vos données auprès de l’Autorité de la Protection des Données (ex-Commission de la protection de la vie Privée) à l’adresse suivante : Autorité de la Protection des Données, Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles – contact@apd-gba.be .
L’exercice des 4 premiers droits peut être effectué en nous contactant aux adresses mentionnées dans la section «Traitement des données et responsabilité »
Afin d’assurer la conformité de nos traitements de données à caractère personnel à la réglementation en vigueur, nous avons désigné un délégué à la protection des données (D.P.O. – Data Protection Officer – e-mail : DPO(@)scanium.be – Adresse : Metrologielaan 10, 50, 1130 Haren).